Norme procedurale interne privind achizitiile publice Scoala prietenoasa ID106468

 

 

 

Aprobat,

Director executiv

TODOREAN ADRIANA

Nr. 61/10.01.2019

 

NORME PROCEDURALE INTERNE

Privind achiziția publică de servicii din categoria celor cuprinse în

 Anexa 2 la Legea nr. 98/2016 privind atribuirea contractelor de achiziție publică,

in cadrul proiectului „Scoala prietenoasa!” ID 106468

 

 

 

 

 

 

 

August 2019

 

 

INTRODUCERE

 

Prezenta procedura internă stabilește modul de achiziționare prin procedură proprie a serviciilor prevăzute în Anexa nr. 2 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice având o valoare estimate mai mica decât pragul valoric de 3.376.500 lei fără TVA, conform art. 7, alin. (1), șit. c) din actul normativ menționat, ținând cont de art. 101 alin. (2) al HG nr. 395/02.06.2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică/acordului cadru din legea nr. 98/2016.

 

  1. Lista persoanelor responsabile cu elaborarea și aprobarea procedurii proprie pentru achizitia serviciilor din anexa 2 la leg. 98/2016

 

Revizuirea nr.: 2
Versiunea: August 2019
Elaborat de: Irimie Lucia Elena
  Semnătura de luare la cunoștință
Manager proiect

Buhoi Ana Nicoleta

 
Expert achizitii

Irimie Lucia Elena

 

 

  1. Baza legală. Principii

 

2.1. Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice

ART. 7

(1) Procedurile de atribuire reglementate de prezenta lege se aplică în cazul atribuirii contractelor de achiziţie publică/acordurilor-cadru a căror valoare estimată, fără TVA, este egală sau mai mare decât următoarele praguri valorice:

  1. a) 24.977.096 lei, pentru contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru de lucrări;
  2. b) 648.288 lei, pentru contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru de produse şi de servicii;
  3. c) 3.376.500 lei, pentru contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru de servicii care au ca obiect servicii sociale şi alte servicii specifice, prevăzute în anexa nr. 2.

(2) Autoritatea contractantă atribuie contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru şi organizează concursurile de soluţii care privesc achiziţii publice a căror valoare estimată este mai mică decât pragurile corespunzătoare prevăzute la alin. (1) prin aplicarea unei proceduri simplificate, cu respectarea principiilor prevăzute la art. 2 alin. (2).

2.2. HG 395/02.06.2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică/acordului cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice

 

ART. 68 din leg 98/2016

(1) Procedurile de atribuire reglementate de prezenta lege, aplicabile pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică/acordurilor-cadru sau organizarea concursurilor de soluţii cu o valoare estimată egală sau mai mare decât valorile prevăzute la art. 7 alin. (5), sunt următoarele:

  1. a) licitaţia deschisă;
  2. b) licitaţia restrânsă;
  3. c) negocierea competitivă;
  4. d) dialogul competitiv;
  5. e) parteneriatul pentru inovare;
  6. f) negocierea fără publicare prealabilă;
  7. g) concursul de soluţii;
  8. h) procedura de atribuire aplicabilă în cazul serviciilor sociale şi al altor servicii specifice;
  9. i) procedura simplificată.

(2) Procedura de atribuire aplicată în cazul serviciilor sociale şi al altor servicii specifice menţionată la alin. (1) lit. h) este:

  1. a) una din procedurile prevăzute la alin. (1) lit. a)-g) în cazul în care valoarea estimată este egală sau mai mare decât pragul valoric prevăzut la art. 7 alin. (1) lit. d);
  2. b) procedura proprie, în cazul în care valoarea estimată este mai mică decât pragul valoric prevăzut la art. 7 alin. (1) lit. d).

 

ART. 2 din leg 98/2016

(2) Principiile care stau la baza atribuirii contractelor de achiziţie publică şi a organizării concursurilor de soluţii sunt:

  1. a) nediscriminarea;
  2. b) tratamentul egal;
  3. c) recunoaşterea reciprocă;
  4. d) transparenţa;
  5. e) proporţionalitatea;
  6. f) asumarea răspunderii.

 

  1. Documente utilizate

 

3.1. Lista documentelor

  1. Referat de necesitate;
  2. Estimarea valorii contractului;
  3. Declarație privind neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 164 din Legea 98/2016;
  4. Declarație privind neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 165 coroborat cu art. 166 din Legea nr. 98/2016;
  5. Declarație privind neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 167 din Legea nr. 98/2016
  6. Declaratie privind evitarea conflictului de interese (art. 60 din leg. 98/2016)
  7. Anunț de publicitate;
  8. Proces verbal de deschidere oferte
  9. Proces verbal de evaluare oferte;
  10. Raportul procedurii;
  11. Contract de servicii;
  12. Comanda fermă (daca este cazul).

 

3.2. Conținutul și rolul documentelor

  1. Referat de necesitate – cuprinde informații referitoare la justificarea necesității serviciilor;
  2. Estimarea valorii contractului – cuprinde informații referitoare la estimarea valorii serviciilor;
  3. Anunț de publicitate – reprezintă intenția achizitorului de a selecta furnizori de servicii

Anuntul publicitar va fi publicat pe site-ul propriu si va cuprinde detalii despre organizarea procedurii care vor fi enumerate la sectiunea 4.3. – Publicitatea procedurii.

  1. Proces verbal de deschidere oferte – se întocmește de Comisia de evaluare, formată din 3 persoane din partea beneficiarului;
  2. Proces verbal de evaluare oferte – se întocmește de Comisia de evaluare, formată din 3 persoane din partea beneficiarului, în vederea selectării și evaluării ofertelor depuse;
  3. Raportul procedurii – se întocmește de Comisia de evaluare a ofertelor privind serviciile care vor fi achizitionate și se aprobă de reprezentantul legal al achizitorului;
  4. Contract de servicii – contract de achiziție publică ce are ca obiect prestarea de servicii, altele decât cele de lucrări;
  5. Comanda fermă (daca este cazul)

 

  1. Etapele procedurii

 

  1. Stabilirea necesității efectuării achiziției și determinarea valorii estimate a contractului;
  2. Elaborarea documentației de atribuire;
  3. Publicarea anunțului de publicitate la procedura proprie;
  4. Răspunsurile la clarificările solicitate de ofertanți (daca este cazul);
  5. Primirea ofertelor;
  6. Desemnarea comisiei de evaluare;
  7. Anularea procedurii de atribuire (dacă este cazul);
  8. Raportul procedurii de stribuire.

 

 

4.1. Stabilirea necesității efectuării achiziției și determinarea valorii estimate a contractului;

 

Stabilirea necesității efectuării achiziției are ca scop determinarea necesarului și specificului serviciilor ce urmează a fi achiziționate și determinarea valorii estimate a contractului ce urmează a fi atribuit. Procedura de achizitie se poate desfasura pe loturi daca este cazul.

Această activitate se concretizează prin întocmirea următoarelor documente:

 

– Referat de necesitate;

– Notă privind valoarea estimată a contractului.

 

4.2. Elaborarea documentației de atribuire

 Elaborarea documentației de atribuire are ca scop stabilirea de către achizitor a condițiilor privind eligibilitatea și înregistrarea ofertanților și capacitatea acestora de a îndeplini obligațiile contractuale, stabilirea regulilor ce trebuie respectate pe parcursul procedurii, stabilirea calendarului de aplicare, precum și stabilirea cerințelor privind nivelul calitativ și cantitativ al serviciilor necesar a fi prestat.

Documentația de atribuire ca conține cel puțin următoarele elemente:

– datele de identificare ale autorității contractante;

– sursa de finanțare a achiziției;

– calendarul de aplicare al procedurii, respectiv data limită pentru solicitarea clarificărilor, data limită de raspuns la clarificări, data și ora limită de depunere a ofertelor;

– cerințe privind eligibilitatea și înregistrarea ofertanților;

– cerințe minime privind capacitatea tehnică și capacitatea economico-financiară (dacă este cazul);

– criteriile de calificare (dacă este cazul);

– specificațiile tehnice minime ale serviciilor care urmează a fi prestate;

– modul de elaborare și prezentare a propunerii tehnice și financiare;

– perioada solicitată pentru valabilitatea ofertelor;

– criteriul de atribuire;

– modul de comunicare.

 

4.3. Publicitatea procedurii

           Pentru asigurarea transparenței, tratametul egal, accesul nediscriminator, atragerea participării unui cerc cât mai larg de participanți, achizitorul va realiza publicitatea procedurii.

Publicitatea pricedurii se realizează prin următoarele modalități:

– se va publica un anunt publicitar pe site-ul propriu care va cuprinde detalii despre organizarea procedurii care sunt mentionate mai jos.

– se vor transmite 3 invitatii de participare către potențiali ofertanți;

– pe site-ul propriu se va publica si documentatia pentru ofertanti impreuna cu formularele, in format editabil, care trebuie completate de catre ofertanti, fiind astfel disponibile a fi descarcate de catre orice operator economic.

Anunțul publicitar care se publica pe site-ul propriu va cuprinde următoarele informații:

– datele de identificare ale autorității contractante;

– denumirea serviciilor ce urmează a fi achizitionate;

– cod CPV;

– limba in care se vor elabora ofertele;

– termenul limită pentru depunerea ofertelor;

– data si ora deschiderii ofertelor;

– adresa de unde se poate procura documentația;

– criteriul de atribuire al contractului.

 

4.4. Răspunsuri la clarificările solicitate de ofertanți

Orice operator economic intersat are dreptul de a solicita clarificări privind documentatia pentru ofertanti.

Autoritatea contractantă are obligația de a răspunde în mod clar, complet și fără ambiguități, cât mai repede posibil, la orice clarificare solicitată, intr-o perioadă care nu trebuie să depășească, de regulă, 2 zile lucrătoare de la primirea unei astfel de solicitări din partea operatorului economic.

 

4.5. Primirea ofertelor

Operatorii economici au obligația de a depune oferta la adresa, data și ora limită pentru depunere stabilite în documentatia pentru ofertanti (minim 5 zile calendaristice de la publicarea anuntului publicitar).

Oferta depusă la o altă adresă decât cea stabilită sau după exiprarea datei limită pentru depunere se returnează nedeschisă.

 

4.6. Comisia de evaluare

Comisia de evaluare și selecție este formată din 3 membri titulari și minim 1 membru de rezervă. Președintele comisiei va fi desemnat dintre membrii acesteia.

În situația în care un membru nu este prezent din motive obiective (concediu de odihnă, concediu medical, delegație etc.), acesta va fi înlocuit cu membrul de rezervă, urmând a se face acestă mențiune în procesul verbal.

Comisia de evaluare și selecție are următoarele atribuții:

– deschiderea ofertelor;

– verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanți;

– verificarea propunerilor tehnice și financiare prezentate de ofertanți, din punctul de vedere al modului în care acestea corespund condițiilor minime din documentatia pentru ofertanti și al încadrării în fondurile alocate pentru îndeplinirea contractului de achiziție publică;

– aplicarea criteriului de atribuire, asa cum a fost menționat în documentatia pentru ofertanti;

– stabilirea ofertelor conforme cu cerintele din documentatia pentru ofertanti;

– stabilirea ofertelor care îndeplinesc condițiile pentru a fi respinse;

– anularea procedurii de atribuire (dacă este cazul);

– elaborarea și semnarea procesului verbal de evaluare, precum și a Raportului procedurii de atribuire.

Pe parcursul desfăşurării întregii proceduri, membrii comisiei au obligaţia de a păstra confidenţialitatea asupra conţinutului ofertelor, precum şi asupra oricăror alte informaţii prezentate de către ofertanţi, a căror dezvăluire ar putea aduce atingere dreptului acestora de a-şi proteja secretele comerciale.

Membrii comisiei de evaluare au obligaţia de a semna pe proprie răspundere o Declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate prin care declara:

  1. a) nu dețin părți sociale și/sau acțiuni din capitalul social subscris al unuia dintre ofertanți sau subcontractanti;
  2. b) nu fac parte din consiliul de administraţie/organul de conducere sau de supervizare al unuia dintre ofertanţi/concurenţi/candidaţi sau subcontractanţi
  3. c) nu am calitatea de soț/soție, rudă până la gradul al treilea inclusiv sau afin, cu unul dintre ofertanți;
  4. d) nu am nici un interes de natură să afecteze imparțialitatea pe parcursul procesului de verificare/evaluare a ofertelor;
  5. e) nu se află în situația existenței unui conflict de interese astfel cum este acesta reglementat de Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenței în exercitarea demnităților publice, a funcțiilor publice și în mediul de afaceri, prevenirea și sancționarea corupției, cu modificările și completările ulterioare.

Totodata, se angajeaza sa pastreze confidentialitatea asupra continutului ofertelor/candidaturilor, precum si asupra altor informatii prezentate de catre operatorii economici, a caror dezvaluire ar putea aduce atingere dreptului acestora de a-si proteja proprietatea intelectuala sau secretele comerciale, precum si asupra lucrarilor comisiei de evaluare.

Declaraţia de confidențialitate și imparțialitate trebuie semnată înainte de începerea şedinţei de deschidere.

În cazul în care unul dintre membrii desemnaţi în comisia de evaluare şi negociere constată că se află în una sau mai multe din situaţiile prevăzute mai sus, atunci acesta are obligaţia de a solicita înlocuirea sa din componenţa comisiei respective.

Ofertele câștigătoare se vor selecta numai dintre ofertele admisibile pe baza criteriului de atribuire precizat în documentatia pentru ofertanti.

În urma ședinței de evaluare, comisia va întocmi Pocesul verbal și Raportul procedurii, care va fi semnat de toți membrii comisiei.

 

4.7. Anulare procedurii de atribuire

Autoritatea contractantă are obligația de a anula aplicarea procedurii pentru atribuirea contractelui de servicii în următoarele cazuri:

  1. a) dacă nu a fost depusă nicio ofertă;
  2. b) dacă toate ofertele depuse au fost respinse;
  3. c) dacă este imposibilă încheierea contractului de servicii.

 

4.8. Raportul procedurii

Raportul procedurii de atribuire se elaborează înainte de încheierea contractului de servicii și cuprinde cel putin următoarele elemente:

  1. a) denumirea achiziție și codul CPV;
  2. b) obiectul contractului de servicii
  3. c) denumirea/numele ofertanților participanți la procedură;
  4. d) denumirea/numele ofertantilor respinși și motivele carea au stat la baza acestei decizii.
  5. e) denumirea/numele ofertantului admis pe baza criteriilor stabilite de prezenta procedura.

 

  1. Evaluarea ofertelor

La ședințele comisie de evaluare, în scopul analizării în detaliu a ofertelor depuse, au dreptul de a participa numai membrii acesteia.

Comisia de evaluare are obligația de a analiza și de a verifica fiecare ofertă atât din punct de vedere al elementelor tehnice propuse, cât și din punct de vedere al aspectelor financiare pe care le implică.

Propunerea tehnică trebuie să corespundă cerințelor minime prevăzute în caietul de sarcini;

Propunerea financiară trebuie să se încadreze în limita fondurilor care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de servicii necesar a fi atribuit.

În cazul unei propuneri financiare aparent neobişnuit de scăzută în raport cu serviciile care constituie obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru care urmează a fi atribuit/încheiat, autoritatea contractantă are obligaţia de a solicita ofertantului care a depus o astfel de ofertă clarificări cu privire la preţul sau costurile propuse în respectiva ofertă.

 

  1. Conținutul ofertelor

În vederea participării la procedura proprie de atribuire a serviciilor, fiecare ofertant va depune oferta intr-un singur exemplar care să conțină:

-oferta tehnica

-oferta financiara

-anexa la formularul de oferta

-declaratie privind evitarea conflictului de interese

-declaratiile privind neincadrarea in situatiile prevazute in articolele 164, 165 coroborat cu 166 si 167 din leg. 98/2016

-copie dupa certificatul de inregistrare de la ORC sau echivalent

-certificat constatator de la ORC emis cu maxim 60 de zile inainte de data limita de depunere a ofertelor/act constitutiv sau statut din care să reiasă că are ca obiect de activitate, o încadrare corespunzatoare obiectului contractului pentru care depune oferta;

 

  1. Criteriu de atribuire poate fi:

 -pretul cel mai scazut

-costul cel mai scazut

-cel mai bun raport calitate- pret

-cel mai bun raport calitate – cost

În cazul în care două sau mai multe oferte, dintre cele conforme, sunt situate pe primul loc, comisia de evaluare va solicita o nouă propunere financiară, iar contractul va fi atribuit ofertantului cu prețul cel mai mic.

 

  1. Eligibilitate și înregistrare

 Va fi exclus din procedura pentru atribuirea contractului de servicii orice ofertant / candidat care se află în una din următoarele situaţii:

  1. a) este în stare de faliment ori lichidare, afacerile îi sunt conduse de un administrator judiciar sau activităţile sale comerciale sunt suspendate ori fac obiectul unui aranjament cu creditorii sau este într-o situaţie similară cu cele anterioare, reglementată prin lege;

Prin excepție, conform art. 167, alin. (2), nu este exclus din procedura de atribuire un operator economic împotriva căruia s-a deschis procedura generală de insolvenţă atunci când, pe baza informaţiilor şi/sau documentelor prezentate de operatorul economic în cauză, se stabileşte că acesta are capacitatea de a executa contractul de achiziţie publică/acordul-cadru. Aceasta presupune că respectivul operator economic se află fie în faza de observaţie şi a adoptat măsurile necesare pentru a întocmi un plan de reorganizare fezabil, ce permite continuarea, de o manieră sustenabilă, a activităţii curente, fie este în cadrul fazei de reorganizare judiciară şi respectă integral graficul de implementare a planului de reorganizare aprobat de instanţă.

  1. b) prezintă informaţii false sau nu prezintă informaţiile solicitate de către autoritatea contractantă.

 

  1. Elaborarea ofertelor

 Ofertantul are obligaţia de a elabora oferta în conformitate cu prevederile menționate in documentia pentru ofertanti.

Oferta are caracter ferm şi obligatoriu din punct de vedere al conţinutului pe toată perioada derulării achiziţiei publice, ofertantul având obligaţia de a exprima în ofertă preţul în lei, preţ care va rămâne neschimbat pe toată perioada desfăşurării procedurii de achiziţie publică.

Ofertantul care nu respectă cerinţele din invitația de participare sau caietul de sarcini va fi respins de către autoritatea contractantă.

 

  1. Modificarea, retragerea şi valabilitatea ofertei

 Orice ofertant are dreptul de a-şi modifica sau de a-şi retrage oferta numai înainte de data limită stabilită pentru depunerea ofertei.

Ofertantul nu are dreptul de a-şi retrage sau de a-şi modifica oferta după expirarea datei limită pentru depunerea ofertei.

Ofertantul are obligaţia de a menţine oferta valabilă pe toată perioada de valabilitate stabilită de către autoritatea contractantă.

 

  1. Etapa de finalizare a contractului de servicii

Etapa de finalizare a contractului de servicii: încheierea procedurii  se produce atunci când comisia de evaluare întocmește raportul procedurii și face cunoscute datele selecției de oferte  în comunicările adresate ofertanților; întocmirea dosarului de achiziţie publică.

Procedura internă de atribuire pentru atribuirea contractului de servicii se poate desfăşura şi dacă se primeşte o singură ofertă care corespunde cerinţelor din documentația de atribuire.

 

  1. Informarea ofertanților

Ofertanții câștigători/necâștigători vor fi informați, în termen de cel mult 2 zile de la aprobarea Raportului procedurii.

Comunicarea către ofertanții necâștigători va conține: motivul declarării ca necâștigători, numele câștigătorului, pretul oferit de acesta.

Comunicarea către ofertanțul câștigător va conține prețul ofertat și data în care este invitat să încheie contractul, având în vedere termenul de depunere a contestațiilor de 2 zile lucratoare de la primirea comunicarilor privind rezultatul procedurii.

 

  1. Încheierea contractului de servicii

Autoritatea contractantă are obligaţia de a încheia contractul de achiziţie de servicii, cu persoana fizică sau juridică a cărei ofertă a fost acceptată de către comisia de evaluare.

Contractul de prestări servicii se va încheia în termen de maxim 3 zile lucrătoare de la comunicarea câștigătorului. Acest termen nu este obligatoriu sa fie respectat in cazul in care a fost depusa o singura oferta.

 

  1. Constituirea dosarului de achiziție publică

Autoritatea contractantă are obligația de a întocmi dosarul achiziției publice, care trebuie să cuprinde cel puțin următoarele documente:

  1. referatul de necesitate privind achiziţia de servicii;
  2. estimarea valorii contractului
  3. anuntul publicitar;
  4. invitatiile de participare;
  5. documentatia pentru ofertanti;
  6. solicitările de clarificări și răspunsurile (dacă este cazul);
  7. decizia de numire a comisiei de evaluare;
  8. declarațiile de confidențialitate și imparțialitate;
  9. oferta si toate documentele acesteia;
  10. procesul verbal de deschidere a ofertelor;
  11. procesul verbal de evaluare oferte;
  12. raportul procedurii;
  13. comunicările întocmite de către comisia de evaluare cu privire la rezultatul procedurii;
  14. contractul de servicii.

 

  1. Anularea procedurii

Dacă se depun numai oferte care nu respectă cerințele din documentatia pentru ofertanti (sau nu se depune nici o ofertă), Procedura proprie se va anula și se va relua cu respectarea tuturor prevederilor aferente prezentei.

Decizia de anulare se va comunica în scris tuturor ofertanților, menționându-se motivele anulării, în termen de maxim 3 zile de la adoptarea acesteia.

 

  1. Dispoziții finale

Prezentele norme procedurale pot fi completate, modificate ori de cate ori este nevoie sau pot fi abrogate de către reprezentantul legal al achizitorului.

Prezentele norme de procedură interna privind atribuirea contractelor de servicii care fac parte din anexa 2 la leg. 98/2016 intră în vigoare la data aprobării de către reprezentantul legal.