Norme procedurale inchiriere spatii Scoala prietenoasa ID106468

Nr. 2133/14.12.2018                                                                                                                                                  Aprob,

Manager proiect,

BUHOI ANA NICOLETA

 

NORME PROCEDURALE INTERNE

pentru efectuarea inchirierilor de spatii in cadrul proiectului

“Scoala prietenoasa” ID 106468

 

Revizuirea nr.:
Versiunea: Decembrie 2018
Elaborat de: Irimie Lucia Elena
  Semnătura de luare la cunoștință
Manager proiect

Buhoi Ana Nicoleta

 
Manager financiar

Negrea Oprean Diana Claudia

 
Contabil

Oprea Daniela Mariana

 
Expert achizitii

Irimie Lucia Elena

 

Dispozitii generale

Această procedură are ca scop stabilirea cadrului organizatoric si etapelor ce trebuie parcurse în desfăşurarea procesului de inchiriere spatii (imobile) in cadrul implementarii proiectului „Scoala prietenoasa” ID 106468.

Pe parcursul realizarii procedurilor de inchiriere, astfel cum este reglementat in prezentele norme, la adoptarea oricarei decizii trebuie avute in vedere urmatoarele principii:

-nediscriminarea

-tratamentul egal

-recunoasterea reciproca

-transparenta

-proportionalitatea

-asumarea raspunderii.

Definitii

în sensul prezentelor norme procedurale interne, se înţelege prin:

– locator – persoana fizica sau juridica cu care se va  incheia contractul de inchiriere;

– operator economic: ofertantul care participă la procedură şi căruia i se poate atribui contractul de inchiriere în urma aplicării procedurii prevăzute în prezentele norme procedurale interne;

– contract de inchiriere: contract care are ca obiect inchirierea de  imobilie;

– ofertant: orice persoană fizică sau juridică căreia i se poate atribui contractul de inchiriere în urma aplicării procedurii prevăzute în prezentele norme procedurale interne și care depune o  oferta in cadrul procedurii de atribuire;

– ofertă: documentaţie care cuprinde descriere spatiu si pretul acestuia şi orice alte formulare sau documente solicitate în documentaţia de inchiriere;

– căi de atac: contestaţiile administrative și/sau acţiunile în justiţie împotriva unor acte administrative şi prin care se solicită suspendarea, corectarea, revocarea, modificarea sau anularea unui act, a unei decizii sau a unei proceduri aplicate de către autoritatea contractantă;

– zi / zile –  reprezintă zile calendaristice dacă nu se specifică în mod diferit.

 

Aplicarea prezentelor norme se va face prin promovarea concurentei intre operatorii economici si garantarea nediscriminarii, recunoasterii reciproce si tratamentului egal al operatorilor economici.

Pe parcursul realizarii procedurii de inchiriere a unui spatiu, beneficiarul va lua toate masurile necesare pentru evitarea aparitiei unor situatii de natura sa determine existenta unui conflict de interese.

 

Reguli generale pentru desfasurarea procedurii de selectie in vederea incheierii contractului de inchiriere.

Beneficiarul atribuie contractul de inchiriere a unui spatiu printr-o procedura de selectie de oferte, selectia realizandu-se cu ajutorul unei comisii de evaluare constituita in acest sens, numita prin decizia reprezentantului legal.

In cazul in care procedura de selectie pentru atribuirea contractului de inchiriere a unui spatiu nu se finalizeaza cu incheierea unui contract de inchiriere, beneficiarul are dreptul de a relua procedura, cu modificarea (daca este cazul) a unor prevederi din documentatia initiala.

 

Derularea procedurii de selectie de oferte

Documentatia realizata in vederea realizarii contractului de inchiriere cuprinde:

-anunt publicat pe site-ul Asociatiei AS 2001 ALBA IULIA

-consultare site-uri de specialitate

-instructiuni pentru ofertanti cu specificatii tehnice (in cazul in care nu sunt cuprinse toate informatiile in textul anuntului publicat pe site-ul asociatiei)

Documentatia intocmita in vederea efectuarii inchirierii spatiului trebuie sa fie aprobata de reprezentantul legal al Asociatiei. Se va intocmi referat de necesitate si nota privind estimarea valorii contractului de inchiriere.

Anuntul privind intentia de inchiriere se va publica pe site-ul Asociatiei AS 2001 Alba Iulia cu minim 5 zile calendaristice inainte de data limita de depunere a ofertelor de inchiriere. Concomitent se vor consulta site-uri de specialitate.

In perioada mentionata orice posibil ofertant poate participa cu oferta la procedura de selectie.

 

Procedura de selectie de oferte in vederea inchirierii se desfasoara dupa cum urmeaza:

-publicarea anuntului privind intentia de inchiriere

-consultarea site-urilor de specialitate

-primire oferte

-deschidere si evaluare oferte

-desemnare oferta castigatoare

-intocmirea procesului verbal al sedintei

-intocmirea raportului procedurii de selectie si inaintarea acestuia spre aprobare reprezentantului legal

-transmiterea comunicarilor privind rezultatul procedurii de selectie ofertantilor participanti, in termen de o zi lucratoare de la data aprobarii  raportului procedurii de selectie

-incheierea contractului de inchiriere daca este cazul, dar nu mai devreme de 2 zile de la data transmiterii comunicarilor privind rezultatul procedurii de selectie. Respectarea acestui termen nu este obligatorie in cazul in care s-a primit o singura oferta.

-primirea spatiului inchiriat si incheierea procesului verbal de predare – primire a spatiului inchiriat.

Comisia de evaluare

Pentru selectia contractului de inchiriere spatii se constituie o comisie de evaluare care poate fi numita pentru fiecare contract in parte sau poate fi nominalizata pentru selectia tuturor contractelor de inchiriere spatii din cadrul proiectului. Comisia de evaluare va fi constituita din 3 membri si 2 membri de rezerva.

Pe parcursul desfășurării procesului de evaluare, membrii comisiei de evaluare au obligația de a păstra confidențialitatea și de a asigura imparțialitatea deciziei.

Membrii comisiei de evaluare au obligația de a semna o declarație pe propria răspundere, privind confidențialitatea și imparțialitatea, prin care se angajează să respecte prevederile prezentelor norme și prin care confirmă, totodată, sub sanctiunea falsului in declaratii urmatoarele:

  1. a) nu dețin părți sociale și/sau acțiuni din capitalul social subscris al unuia dintre ofertanți sau subcontractanti;
  2. b) nu fac parte din consiliul de administraţie/organul de conducere sau de supervizare al unuia dintre ofertanţi/concurenţi/candidaţi sau subcontractanţi
  3. c) nu am calitatea de soț/soție, rudă până la gradul al treilea inclusiv sau afin, cu unul dintre ofertanți;
  4. d) nu am nici un interes de natură să afecteze imparțialitatea pe parcursul procesului de verificare/evaluare a ofertelor;
  5. e) nu se află în situația existenței unui conflict de interese astfel cum este acesta reglementat de Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenței în exercitarea demnităților publice, a funcțiilor publice și în mediul de afaceri, prevenirea și sancționarea corupției, cu modificările și completările ulterioare.

Declarația de confidentialitate si impartialitate  trebuie semnată înainte de deschiderea ofertelor.

În cazul în care unul dintre membrii desemnați în comisia de evaluare constată că se află în una sau mai multe dintre situațiile prevăzute la alin. anterior atunci acesta are obligația de a solicita, de îndată, înlocuirea sa din componența comisiei respective.

Comisia de evaluare are urmatoarele atributii:

-deschiderea ofertelor

-verificarea ofertelor

-evaluarea ofertelor

-desemnarea ofertei castigatoare

-intocmirea procesului verbal de deschidere si evaluare

-intocmirea raportului procedurii de selectie si inaintarea lui sprea aprobare reprezentantului legal.

Incheierea contractului de inchiriere a spatiului

Contractul va fi incheiat cu persoana fizica sau juridica, a carui oferta a fost declarata castigatoare, dar nu mai devreme de 2 zile de la data comunicarii rezultatului procedurii. Acest termen poate sa nu fie respectat in cazul in care la procedura de inchiriere s-a primit o singura oferta.

In cazul in care ofertantul castigator nu semneaza contractul, va fi invitat in vederea contractarii ofertantul de pe locul al doilea.

Orice ofertant care se considera  vatamat intr-un drept sau interes legitim, printr-un act al beneficiarului, prin incalcarea normelor procedurale care reglementeaza derularea procedurii de atribuire a contractului de inchiriere, poate transmite acestuia, in termen de maxim 2 zile de la data comunicarii actului contestat, o notificare/cerere de solutionare a spetei in cauza.

Notificarile formulate de ofertantii nemultumiti de procedura de atribuire se solutioneaza in termen de maxim 2 zile de catre comisia de evaluare.

Anularea procedurii de inchiriere

Beneficiarul are dreptul de a anula aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de inchiriere daca ia aceasta decizie, de regula, inainte de data transmiterii comunicarii privind rezultatul aplicarii procedurii de atribuire si oricum inainte de data semnarii contractului de inchiriere si numai in urmatoarele cazuri:

-nici unul dintre ofertanti nu a indeplinit cerintele solicitate prin documentatia de inchiriere

-abateri grave afecteaza procedura pentru atribuirea contractului de inchiriere sau este imposibila incheierea contractului de inchiriere.

Decizia de anulare nu creeaza nici o obligatie beneficiarului fata de participantii la procedura de atribuire. Decizia de anulare va fi comunicata in scris tuturor ofertantilor, mentionandu-se motivele anularii.

Beneficiarul v-a anula procedura de atribuire si in cazul in care nu s-a depus nici o oferta de inchiriere.

Dosarul procedurii de inchiriere

Beneficiarul are obligatia de a constitui si de a arhiva dosarul pentru procedura de selectie a ofertelor in vederea inchirierii unui spatiu.

Dosarul trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele documente:

-anuntul privind intentia de inchiriere

-dovada consultarii site-urilor de specialitate

-documentatia de inchiriere in cazul in care nu sunt toate informatiile publicate in anuntul publicat pe site

-decizia de numire a comisiei de evaluare

-declaratiile de confidentialitate si impartialitate semnate de membrii comisiei de evaluare

-procesul verbal al sedintei comisiei

-raportul procedurii de selectie

-ofertele depuse de participantii la procedura

-comunicarile privind rezultatul procedurii

-contractul de inchiriere incheiat cu ofertantul castigator

-procesul verbal de predare primire a spatiului inchiriat

 

 

Expert achizitii publice

IRIMIE LUCIA ELENA